Digitalisation des documents RH : État des lieux et nouvelles approches

Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent, sauf en cas de désaccord du salarié, remettre un bulletin de paie sous forme électronique plutôt que papier. Elles se doivent, toutefois, d’informer le salarié sur les modalités de son droit d’opposition (un mois avant la première émission du bulletin de paie électronique et au moment de l’embauche) et les conditions d’accessibilité du bulletin de paie dans le cadre du service associé au Compte Personnel d’Activité (CPA).

La dématérialisation du bulletin de paie est autorisée depuis la mise en application de l’article L3243-2 de la loi du 12 mai 2009. Mais, “c’était jusqu’alors au salarié d’en faire la demande. Le taux d’acceptation par les salariés ne dépassait pas les 20 % dans les entreprises”, précise Charles du BOULLAY, président de CDC Arkhinéo. Avec l’entrée en vigueur de la loi Travail, la législation s’est inversée et “le taux d’adoption est aujourd’hui de 80 %”.

La mise en œuvre du bulletin de paie électronique n’est pas un exemple isolé. La dématérialisation des contrats de travail est également autorisée et de nombreux prestataires proposent désormais aux entreprises des solutions pratiques et à moindre coût, comme c’est le cas par exemple de la signature électronique. En effet, certains recruteurs n’ont pas la possibilité de rencontrer physiquement les futurs collaborateurs. Le recrutement peut ainsi se faire à distance en s’appuyant sur les dispositions préexistantes en matière d’écrit et de signature électroniques. La digitalisation des contrats de travail peut se révéler aussi très pratique pour les multinationales, notamment lorsque le service RH n’est pas implanté sur le même site que le candidat à l’embauche. À noter que les dispositions relatives à l’écrit et à la signature électroniques s’appliquent à tous types de contrats de travail (CDI, CDD ou Intérim).